月ごとの請求書を、
数字を写さずに出す

売上の報告はLINEで上がってくる。事務がそれを表に入れ直す。月末に、請求書を一枚ずつ作る。
その流れを、報告がそのまま数字になる形に変えました。お話を聞いたのは、経理をご担当の方です。

月末に2〜3日→1時間請求書づくりにかかっていた時間。ご担当者の実感による数字です。

お話を聞きました

——入れる前は、どうやって請求書を作っていましたか。

エクセルです。全部、手で打っていました。

——いちばん手が止まっていたのは、どこでしたか。

売上の報告がLINEで上がってくるんです。それを事務が見て、エクセルに入れ直す。そのうえで月末に、請求書を一枚一枚作っていく。報告が来てから請求書になるまでに、同じ数字を何回か人が触ることになるので、そこでいちばん時間が溶けていました。

——実際に入れてみて、最初に変わったことは何ですか。

まず、写し直す作業がなくなりました。報告がそのまま数字になるので。それと、月末にまとめてやらなくてよくなったのが大きいです。日々入っていくので、月末は出すだけになりました。間違いも減りました。人が打ち直さない分、そもそも打ち間違えようがないので。

——時間で言うと、どれくらい変わりましたか。

前は月末に2〜3日とられていました。いまは1時間くらいです。

——うまくいかなかったこと、想定と違ったことはありましたか。

うちの商売は決まりごとが独特なので、そこを分かってもらうところからでした。ただ、一から聞いてくれて、こちらの決まりに合わせて作ってもらえました。そのうえで、標準のやり方にできる部分は、そちらに寄せて作ってもらっています。

——これから入れる会社に、ひとつ伝えるとしたら。

うちの商売はこうなんです、という話を先にできる相手かどうか。そこで決まると思います。

こちらでやったこと

現場からの報告を、その場で記録に変えました。これまでLINEで届いた報告を事務が表に入れ直していたところを、報告の時点で売上として残る形にしています。人が写し直す工程をなくすのが、いちばん時間の戻るところでした。
数字を「請求先・店舗・お客様」の三層で持つようにしました。請求書の宛先になる法人、売った場所である店舗、実際に買われたお客様。この三つを別々に持っておくと、同じ売上から、店舗ごとの明細も、法人あての一枚も、後から組み立てられます。
納品書と請求書を、同じ数字から出せるようにしました。催事ごとの納品書と、月末の請求書。人が二度打ち込む必要がなくなり、二つの書類で金額が食い違うことがなくなります。
入金がまだの品を、請求から外して保留できるようにしました。十点売れても、入金の確認が取れているのが八点なら、その月は八点で請求する。外した二点は消えず「未売上」として残り、入金の連絡が来た時点で請求に載ります。請求漏れを出さないことを、この機能のいちばんの目的にしています。
返品をマイナスの行として同じ請求書に載せ、商品は在庫に戻すようにしました。返品のたびに別の書類を作る必要がなくなります。
振込先の口座を登録して、請求書に印字するようにしました。口座は複数登録でき、発行したときの内容がそのまま残るので、後で口座を変えても過去の請求書は変わりません。

この事例について

業種　京都の染織業
お話を聞いた方　経理ご担当
変わったこと　月末の請求書づくり 2〜3日 → 1時間
やったこと　売上の記録から請求書・納品書までを一つの流れにする

同じところで手が止まっている、という方はお気軽にどうぞ。
いまのやり方を伺って、どこから変えると時間が戻るかをお話しします。

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